EXCEL: Função PROCV (ou VLOOKUP)

Resolvi escrever esse post em homenagem a um amigo que precisa urgentemente aprendê-la ;-)

Essa função é muito bacana quando você precisa procurar um dado de uma planilha em outra planilha. Vixi! Que confusão!! Parece confuso sim, até o dia que você precisar usar! Hehehe

Vamos ilustrar um caso real então para ficar mais fácil o entendimento. Imagine que eu tenho uma lista de classificação de alimentos:

Essa lista está na Sheet2 da minha planilha.

Na Sheet1 eu vou fazer uma lista de Mercado, como a que segue abaixo:

A lógica aqui será a seguinte: Cada alimento que eu digitar na minha lista de mercado (na coluna amarela da sheet1), a fórmula PROCV irá procurar o alimento na lista de classificação de alimento (sheet2) e retornará na coluna verde da minha lista de mercado a classificação correspondente. Caso ele não encontre, o valor retornado será #N/A. Ainda está confuso né? Vamos a prática então. Vamos primeiramente à fórmula:

=VLOOKUP(A3;Sheet2!$A$1:$B$37;2;FALSE)

Ok Tati, mas o que isso quer dizer?? Primeiramente, essa formula deverá ser colocada na linha 3 da coluna verde da lista de mercado (sheet1). Copie para as linhas de baixo. Agora vamos descrever o que a fórmula quer dizer:

PROCURE o valor que está em A3 na tabela que está na Sheet2 entre as células A2 até B37, me retorne o valor correspondente a coluna B da sheet2, e o valor retornado deve ser exatamente igual ao valor que está sendo procurado

Digitando ARROZ em A3, o valor que será retornado em B3 será CARBOIDRATO. Isso porque ao digitar ARROZ, a formula vai procurar o valor ARROZ na tabela A2 a B37 em Sheet2. Repare que ARROZ está em A2 na sheet2. O valor retornado deve ser o que está na coluna 2, que nada mais é que a coluna B. O que tem na coluna B2 na Sheet2?? CARBOIDRATO!

Agora, se digitarmos BOLACHA na A3 da Sheet1, a fórmula irá procurar bolacha na Sheet2 entre A2 a B37. Só que não tem bolacha lá. Dá uma olhada na primeira tabela. Neste caso, a formula que está na B2 em Sheet1 vai retornar #N/A, porque não entrou BOLACHA na sheet2:

Agora imagine que a minha lista da sheet2 tenha inclusive os preços dos alimentos pré cadastrados.

Quando eu fizer a minha lista de mercado, posso usar a formula PROCV para que o preço seja automaticamente preenchido, caso o alimento que eu queira comprar exista na lista da sheet2. Aí neste caso, a fórmula ficará assim:

=VLOOKUP(A3;Sheet2!$A$1:$C$37;3;FALSE)

Essa fórmula deve ser colocada na coluna C, linha 3 da lista de mercado (sheet1). Copie e cole para as linhas abaixo.

Novamente, vamos entender a sintaxe da fórmula:

PROCURE, o valor que está em A3 na tabela da sheet2 que vai de A2 a C37, retorne o valor correspondente da coluna 3 (ou seja, coluna C), e o valor retornado deve ser exatamente igual ao valor procurado.

Agora veja o que acontece na prática:

Quando você digitar ARROZ na A3 da sheet1, a fórmula vai procurar ARROZ na Sheet2 entre A2 a C37. Ela vai encontrar o ARROZ na A2 da sheet2. O valor que será retornado é o que está em C2, que é justamente o preço do ARROZ, 11 reais.

Agora aqui vão alguns esclarecimentos:

1ª Pergunta que vocês devem estar se fazendo: Porque raios ela fala em PROCV mas escreve VLOOKUP??

PROCV é o nome da fórmula no Excel instalado em PORTUGUÊS. Quando você usa o Excel em INGLÊS, a fórmula muda de nome e vira VLOOKUP. Dica: Isso acontece com TODAS as fórmulas. Eu, particularmente, acho isso péssimo!! Imaginava que o nome das fórmulas fossem padronizadas, mas infelizmente elas mudam de nome de acordo com a linguagem instalada.

2ª Pergunta que vocês devem estar se fazendo. Que raios quer dizer o $ nas formulas demonstradas acima??

Esse símbolo ($) é uma espécie de "trava". Eu quero que a fórmula utilize sempre a tabela que vai de A2 a C37 para procurar meu valor. Isso previne que quando eu copie a formula para a linha de baixo, o Excel automaticamente renumere o range. Se você não colocar essa trava na primeira linha onde está a fórmula, quando você copiá-la para a linha de baixo, ela vai ficar assim: =VLOOKUP(A4;Sheet2!A2:C38;3;FALSE). Veja que o Excel automaticamente mudou o range da tabela na sheet2, que agora vai até C38 e não mais 37.

Muito massa essa fórmula né?! Eu gosto muito e já me quebrou muito galho!!

Espero que esse tutorial tenha ajudado a entender um pouco como funciona a fórmula, pois apesar de muito útil, é meio complicado entender pra quê ela serve.

Nos vemos no próximo post!

OUTLOOK: Etiqueta para lidar com emails

Olá pessoal!

Não sou nem pretendo ser uma Gloria Kalil da área de TI. Mas existem sim algumas regrinhas de etiqueta quando se lida com emails.

Por isso esse post é bem menos técnico e mais cheio de blá-blá-blá. Mas esse blá-blá-blá é sim importante para sua vida profissional.

Vejam, minha intenção aqui nunca foi dar receitas mágicas para ganhar mais dinheiro, ser promovido e etc. O intuito aqui é fazer você ser mais produtivo e, porque não, ser mais educado. E é neste segundo item que este post vai lhe ajudar.

Vamos começar então pelo básico: correção ortográfica. As pessoas em geral negligenciam este recurso devido a pressa ou preguiça. Aproveitando que estamos falando de preguiça, acho muito difícil este blog ter leitores preguiçosos, mas caso existam, fica aqui uma dica:

Livre-se imediatamente da sua preguiça! Preguiça não leva a lugar nenhum. Quer dizer, pode te levar a dois lugares:

1. Fundo do poço
2. Andar pra trás

Tenho certeza que você não quer ir a nenhum dos dois certo?!

Voltando a correção ortográfica, esse recurso evita gafes e mal entendidos. Portanto, use-o!

Outra dica de ouro: reveja a ortografia e gramática do seu email antes do corretor ortográfico.

Depois, peça ao corretor ortográfico que reveja novamente e, por último, reveja o que o corretor ortográfico fez. Já ví emails bizarros de pessoas que deixaram todo o trabalho para o corretor ortográfico e se deram mal. Coisas do tipo: trocar Celso por Sexo. Dessa mesma forma, a falta de um corretor também gera gafes. Dentre as mais comuns está digitar peido ao invés de pedido. "Sr. Cliente X, segue seu peido de número 1234".

Não tem coisa mais ridícula que isso! Portanto, aprenda: a pressa é inimiga da perfeição. Não tenha preguiça! Lembre-se sempre do caso acima quando pensar em enviar um email rapidamente.

Uma coisa comum é não saber a ortografia de uma palavra que você deseja escrever, mas não é por causa disso que você vai escrever do jeito que acha que é e não do jeito que ela realmente é. Portanto, pesquise no Google a palavra e como se escreve e, claro, se a palavra escolhida realmente tem o significado procurado. Uma palavrinha pode causar um super problema de comunicação.

Outra dica importante: evite ao máximo usar letras MAIÚSCULAS. Isso é terrível, pois dá a sensação de que você está gritando. E não tem coisa mais mal educada do que gritar.

Não se esqueça também de cumprimentar o leitor do seu email. Pode ser um oi, olá, bom dia, boa tarde, boa noite, como vai, etc. Qualquer coisa desde que você o cumprimente.

Não deixe seus emails sem resposta. Responda todos os emails dentro de um prazo plausível. Eu ainda vou ensinar aqui no blog a ganhar produtividade otimizando sua caixa de entrada. Será um post para lhe mostrar como se ocupar com o que é realmente importante. E não estou falando somente de spams não. Existem emails que não são spams mas que nem merecem nossa atenção.

Evite também ser muito monossilábico nos emails. Email é uma ferramenta de comunicação, porém extremamente impessoal. Quem está lendo não sabe nada sobre você, sobre sua vida ou seus problemas. E nem deverá saber também. Por isso seja gentil, cordial, educado e, acima de tudo, profissional.

Evite usar o email como arma de defesa em todas as situações. Sabemos que existem profissionais dos quais temos que documentar até o motivo pelo qual pedimos papel higiênico a eles. Então, use o email como uma ferramenta de documentação somente quando necessário e quando a situação ou pessoa exigir. Fazer isso sempre só para título de documentação pode fazer com que as pessoas comecem a te classificar como spammer. Use o bom senso.

Outra coisa prá lá de irritante são os anexos gigantescos. Não mande emails com anexos maiores que 1mb. Se for algo extremamente urgente e você sabe que o destinatário está aguardando seu email ansiosamente, entre em contato por telefone e explique o problema. Ele poderá te pedir para mandar mesmo assim ou te dará outra sugestão.

E a ultima dica desse post é a mais importante também. Tenho certeza que muitos de vocês já fizeram isso: bater papo pelo email. Mesmo que o papo seja de cunho profissional, você está sendo improdutivo e perdendo seu tempo. Lembre-se: tempo é dinheiro. Nestas situações, é melhor pegar o telefone ou usar uma ferramenta de colaboração profissional como o Lync, Sametime e outros, para fechar o assunto. Pode até parecer mais rápido utilizar o email para este fim, mas acredite em mim, pois não é.

Espero que tenham gostado das dicas. Abro aqui uma discussão, pois gostaria de saber de vocês o erro ortográfico ou gramatical mais grotesco que você ja viu ou já cometeu. Vamos dar risada juntos para nunca mais repetirmos esses erros.

Até mais!