EXCEL: Perfumaria IV - Uma imagem fala mais do que mil palavras

Olá pessoal! Vou publicar uma série de posts falando  sobre alguns pontos que são considerados "perfumaria" mas que fazem muita diferença na apresentação da planilha.

É importante que você seja capaz de elaborar uma planilha em que todos os seus colegas de trabalho entendam e achem amigável. Não tem coisa pior do que você receber uma planilha complicada, que não é auto explicativa e, além de tudo, sem graça.

Os pontos que vou passar nessa série de posts para vocês são:

1. Formatação rápida (Merge Cells, Taxado, Moeda, Porcentagem e etc) - Já Falamos no post Perfumaria I
2. Como a escolha de fontes e cores pode transformar sua planilha num lixo ou numa jóia -  Já Falamos no post Perfumaria II
3. Como o uso de um gráfico pode transformar sua planilha - Já Falamos no post Perfumaria III
4. Uma imagem fala mais do que mil palavras - Vamos falar agora
5. Como não custa nada fazer um trabalho mais bonito e caprichado

Esse post é bem menos técnico do que os outros. Aqui eu vou te dar dicas de algumas figuras que você pode adicionar nas suas planilhas sem que você precise ficar navegando na internet e buscando desenhos que tenham a ver com o tema abordado na planilha. Pode ser que realmente você não encontre o desenho desejado dentro do Excel e tenha que recorrer ao Google mesmo. Mas serão casos específicos.

A primeira dica e, muitas vezes, negligenciada pela maioria, são os Clip Arts. Para acessá-los, clique na aba Inserir, depois Imagens Offline. Essa opção está no Excel 2013. Nas versões mais antigas, existirá um botão específico chamado Clip Art.

No office 2013, quando você clicar em Imagens Offline a seguinte tela será apresentada:

Clique em Clip-art do Office.com e na caixa de texto, digite o termo para buscar imagens. No meu exemplo, eu digitei Negócios e o resultado foi:

Selecionei esse aqui clicando 2x na imagem:

Essa galeria de imagens prontas está disponível em todas as versões, mas o 2013, pelo que pude verificar, é a versão com maior número de imagens. E melhor, isentas de royalties (free, de graça, grátis, na faixa, pra quem ainda não entendeu).

Você também pode inserir imagens que você tenha no seu PC. Para isso, clique na aba inserir e clique em Imagens. A seguinte tela será apresentada:

É padrão que essa tela já seja aberta apontando para sua pasta Imagens. Normalmente a gente guarda nossas fotos e outras coisinhas ali, né? Se você tiver imagens em outras pastas, basta você navegar pelas pastas no lado direito. O conteúdo da pasta é mostrado do lado esquerdo.

Você também pode adicionar formas. Essas formas ficam também na aba Inserir, clicando no botão Formas, esse aqui:

Clicando nesse botãozinho,  você verá todas as formas disponíveis. Tem quadrado, triangulo, circulo, flechas, etc. Enfim, tem de tudo!

Existe ainda um outro recurso, mas que não tem relação com o Excel. Isso depende se você tem essas fontes instaladas no seu sistema. Anote esses nomes de fontes:

• Webdings
• Wingdings
• Wingdings2
• Wingdings3

Essas fontes são, na verdade, figurinhas. Cada tecla do seu teclado é uma figurinha. No exemplo abaixo, estou mostrando o que aparece quando você digita a, b, c, d, e, f, g, h, i, j, k, l, m, n, o, p, q, r, s, t. Utilizei a fonte Webdings:

A minha dica de ouro é: Olhe todas as dicas acima e se aprofunde na imensa galeria de Clip-arts. Tem muita coisa bacana lá!

Eu mesma já fiz até planta de imóvel usando somente os desenhos prontos disponíveis no Clip-Art Gallery.

As formas são bacanas para, literalmente, desenhar na sua planilha e deixar a audiência boquiaberta com a facilidade com que as informações serão assimiladas. Veja esse exemplo:

Gostou!? É possível fazer isso no Excel usando as Formas. É só dar asas a sua imaginação e ser bem criativo!

Postem suas dúvidas e comentários aqui no blog. Ainda não vi nenhum comentário aqui. Acho que é porque meus posts são sempre bem explicadinhos. Ou talvez as pessoas não saibam usar.... Será?! Bom, na dúvida, acho que vou fazer um post mostrando como postar um comentário aqui no blog :-)

Boa semana pra vocês e nos vemos em breve!

EXCEL: Perfumaria III - Como o uso de um gráfico pode transformar sua planilha

Olá pessoal! Vou publicar uma série de posts falando  sobre alguns pontos que são considerados "perfumaria" mas que fazem muita diferença na apresentação da planilha.

É importante que você seja capaz de elaborar uma planilha em que todos os seus colegas de trabalho entendam e achem amigável. Não tem coisa pior do que você receber uma planilha complicada, que não é auto explicativa e, além de tudo, sem graça.

Os pontos que vou passar nessa série de posts para vocês são:

1. Formatação rápida (Merge Cells, Taxado, Moeda, Porcentagem e etc) - Já Falamos no post Perfumaria I

2. Como a escolha de fontes e cores pode transformar sua planilha num lixo ou numa jóia -  Já Falamos no post Perfumaria II
3. Como o uso de um gráfico pode transformar sua planilha - Vamos falar agora!!
4. Uma imagem fala mais do que mil palavras
5. Como não custa nada fazer um trabalho mais bonito e caprichado

Esse já é o 11º post do blog sobre Excel e Pacote office. Já avançamos bastante e você, que tem seguido esse blog, com certeza já deve estar acumulando mais conhecimento sobre estas ferramentas de trabalho.

No post de hoje vamos nos aprofundar um pouco mais no universo "Gráficos". Esse é um assunto temido para quem não tem intimidade com o Excel, mas devo tranquilizá-los,  pois é muito fácil. E, após ver o resultado final da sua planilha com um gráfico, você com certeza se sentirá mais orgulhoso de si mesmo.

A primeira coisa que gostaria de mostrar para vocês são os tipos de gráficos de estão disponíveis no Excel. O que vocês vêem nos botões são apenas os principais e mais utilizados:

Verdade seja dita, mas eu nunca me aprofundei em outros gráficos. Para o meu dia a dia, gráfico de Barras Verticais, Linhas, Pizza e barras horizontais sempre foram suficientes. Clicando em Other Charts, vocês verão mais opções de gráficos:

Falando honestamente, acredito que dificilmente você utilizará gráficos que não sejam aqueles que citei acima e que fazem parte do dia a dia da maioria das pessoas. Mas é claro que você pode ter uma necessidade especial com seu trabalho. Pode ser que a área em que você atue utilize outros gráficos mais especializados. Já adianto que se esse for o seu caso, esse blog não poderá te ajudar. Aqui, o intuito é dar dicas rápidas, lições fáceis de serem seguidas e sempre abordarei temas que fazem parte de pelo menos 80% do dia a dia das pessoas. Existem blogs que com certeza ajudarão os 20% que aqui ficarão de fora. Meu blog é para ser usado como um guia rápido, uma consulta. Não pretendo aqui fazer verdadeiros manuais de cada função do pacote office.

Bom, voltando ao assunto, vamos abordar os tipos de gráficos mais utilizados. Começaremos pelo gráfico de Barras Verticais. Estes gráficos são muito utilizados, pois é possível fazer rapidamente uma comparação visual entre duas série de dados. Mas o que podem ser Série de Dados? Série de dados podem ser:

1. Vendas x Mês

2. Acidentes x Cidade

3. Média de Notas x Classe

4. Chutes a Gol x Time

Posso ficar o dia todo dando exemplos sobre série de dados que podem utilizar num gráfico de Barras. Adicionalmente, você pode escolher a aparência do gráfico de barras. Por exemplo, dar uma aparência tridimensional, ou em forma cilíndrica, ou em forma de cone e por ultimo em forma de piramide. Eu gosto de usar o básico mesmo. Sempre fico em o tridimensional e o Cilíndrico. Você não passará vergonha se escolher esses estilos de gráfico.

Os gráficos de linhas são também muito utilizados, pois além de visualmente fornecer um meio de comparar dados, também traça uma linha  entre os dados, e ai fica fácil saber se a evolução está sendo crescimento, declínio ou se ao longo do tempo os dados estão variando entre crescimento em declínio. Vixe Tati!! Agora me confundi. Me dá um exemplo? Claro, vamos com um exemplo de série de dados que está em crescimento. Montei essa planilha fictícia (qualquer semelhança com a vida real é mera coincidencia, heheeh) de Roubos de Carros x Mês. Veja:

Agora vamos colocar isso no gráfico de linhas. Ficará assim:

Veja que as linhas que ligam um ponto a outro estão sempre no sentido para cima, ou seja, estão sempre crescendo. Outro exemplo porem de declínio:

Agora outro exemplo com alternância entre crescimento e declínio:

Viram?! É algo realmente muito básico, mas o que quero transmitir para vocês é que dependendo do dado que está apresentando com o gráfico, fica melhor apresentar usando o gráfico de Linhas do que o de Barras, já que o de linha dá essa sensação de crescimento, declínio e alternância. Ah Tati, mas o de barras também dá! Sim é verdade, mas novamente estamos falando aqui em escolher o gráfico certo, que vai impressionar ou aquele que vai conseguir transmitir a idéia sem que você precise explicar muito. Aliás, aqui vai outra dica de ouro: Se você está precisando explicar muito seus gráficos é porque eles não estão conseguindo reproduzir fielmente aquilo que você deseja transmitir para a sua audiência.

Além dos gráficos de Barras e linhas, existe também outro que é muito utilizado que é o gráfico de pizza. Ele pode ser usado quando seus dados estão setorizados. Cada fatia da pizza mostrará a % de um setor. Quer um exemplo: Qual departamento está acessando mais as redes sociais no horário do expediente? Veja como isso fica demonstrado no gráfico de pizza:

Esses foram exemplos de gráficos mais utilizados no mundo corporativo. Saber interpretá-los também é crucial.

Neste próximo exemplo, vou utilizar a mesma planilha de roubo de carros, mas escolhi gráficos diferentes para passar a minha mensagem a audiência:

Agora lanço a pergunta para vocês: Qual deles vocês acham que transmite melhor a idéia de quantidade de roubos de carros comparando com o mesmo mês de outros anos?

Analisem bem os gráficos acima e comentem aqui no blog suas opções. Não esqueçam de comentar o porquê da sua escolha. Vamos discutir isso abertamente para enriquecer o assunto. Conto com vocês e nos vemos no próximo post.

OUTLOOK: Dicas e Macetes Rápidos

Olá pessoal!

Os posts sobre perfumaria no Excel continuarão na semana que vem. Para fechar essa semana, segue aqui um post com algumas dicas e macetes rápidos para o Microsoft Outlook.

Faz um tempo que eu estava pensando em escrever um post sobre o Outlook. É a minha principal ferramenta de trabalho e, há alguns anos, ele se transformou na minha ferramenta predileta de produtividade. Isso mesmo! PRODUTIVIDADE! Não é apenas um gerenciador de emails. Sabendo usar seus recursos ele pode ajudar, e muito, a sua produtividade.

Vamos lá então!

A primeira coisa que vamos ver aqui é uma dica que eu uso no meu dia a dia e me ajuda a gerenciar minhas tarefas além de me tornar uma pessoa eficiente, já que dificilmente esqueço de fazer alguma coisa no meu trabalho. Mas isso só foi possível depois de adotar essa metodologia.

Antes, eu achava lindo ter agenda e deixar tudo anotadinho lá. Pra mim era chique, maravilhoso!! Sempre me imaginava atrás de uma mesa (super organizada e bonita) olhando minha agenda linda e pomposa. Nossa! Isso para mim era o máximo!! Eu queria passar essa impressão, pois era essa a impressão que eu tinha quando via pessoas controlando suas tarefas numa agenda. Mas, nem tudo que funciona para uma pessoa vai funcionar para outra. A vida me ensinou isso de várias formas e é preciso maturidade e autoconhecimento para saber seus pontos fracos e tentar melhorá-los. Eu sempre fui demasiadamente esquecida. Também já perdi as contas de quantos guarda-chuvas eu perdi.

Mas a verdade é que com o lance da agenda eu tentei. Nem sei dizer quanto de dinheiro eu gastei com agendas. Mas nunca funcionou para mim! Eu ficava muito frustrada porque começava o ano e eu colocava tudo na agenda. Durava duas semanas. Logo, a agenda virava um mero enfeite na mesa. Eu chegava no escritório, abria os emails, e acabava me envolvendo com outras coisas e nem lembrava de abrir a agenda.

Mas, tudo ficou maravilhoso depois que comecei a gerenciar tudo pelo Outlook. Você sabia que pode transformar um email numa tarefa? E sabia que você também pode transformar um email numa reunião??

Pois é, então vamos começar transformando um email em uma tarefa. Abra seu Outlook (o meu é o 2013):

Bom, estou na minha caixa de entrada.  Estão vendo na barra (no rodapé da tela) os itens Email, Calendário, Pessoas e Tarefas? Então, para transformar o email de assunto Tarefa 1 em um item do Calendário, simplesmente clique no email e arraste-o para a palavra Calendário. Quando você fizer isso, a seguinte tela será aberta:

Essa tela é a tela padrão de um compromisso. Compromisso, para o Outlook, é algo que você precisa executar. Terá inicio e fim determinado e, consequentemente, ocupará um espaço na sua agenda. Eu, particularmente, gosto de visualizar a agenda semanal no Outlook. Bom, voltando ao tema, defina um local para executar esse compromisso (no meu caso eu colocarei "Minha Mesa") e dia e hora de início e dia e hora de término. Após isso, clique em salva e fechar.

Esse item deverá ficar na sua agenda do Outlook:

Veja que aqui a visualização da minha agenda é mensal. Eu não gosto, então vou mudar para semanal. Se quiser mudar também, siga os passos a seguir. No menu, onde você vê Arquivo, Pagina Inicial, etc... Clique em Exibição >> Semana:

Pronto! Email transformado em tarefa / compromisso. E antes que você pergunte o que aconteceu com o email, já te aviso que ele continua na sua caixa de entrada. Fantástico não!?

Agora a segunda dica: Transformar um email em Reunião. Na minha lista de emails acima, tem um email com assunto Reunião1. Então, você verá no menu Página Inicial a opção Reunião. Veja na tela abaixo. A opção Reunião está realçada em azul clarinho:

Depois que você clicar em Reunião, a seguinte tela irá surgir:

Nossa Tati!! Mas essa tela é igualzinha a outra! Qual a diferença??

Bom, aqui temos uma diferença básica:

1. Compromisso: É algo que VOCÊ precisa fazer e não precisa de mais ninguém. É uma atividade sua. Só você está envolvido. Foi o que fizemos com o email de assunto Tarefa 1.
2. Reunião: É algo que você precisa fazer juntamente com mais pessoas. Não é uma atividade somente sua. Você e outras pessoas estão envolvidos. É o que estamos fazendo com o email de assunto Reunião 1.

Por isso, na tela da Reunião você vê 2 campos novos: De e Para. Mas o que são eles Tati?

Vou explicar:

De: Neste caso, você é o organizador da Reunião então é o seu email que será automaticamente preenchido neste campo.

Para: Aqui você deverá preencher todos os emails de pessoas que você quer convidar para a reunião.

Digite o local onde a reunião será feita para que todos saibam, assim como dia e hora de início, dia e hora de término.

É importantíssimo você detalhar o assunto que irá tratar na reunião para que as pessoas envolvidas saibam sobre o que se trata. Se você enviar em branco, as pessoas podem não aceitar o convite simplesmente porque não sabem o que será falado e, por isso, consideram que não é importante. Depois de tudo preenchido, a tela de Reunião deverá ficar assim:

Repare que você não tem o botão Salvar e Fechar. Aqui você deverá clicar em Enviar. Cada email que você colocou no campo PARA irá receber um convite da sua reunião. Mas, quando você clica em Enviar, um item foi automaticamente adicionado no seu calendário. Veja:

Legal né gente?! Espero que vocês tenham gostado dessa dica e possam utilizar no seu dia a dia para ganhar mais produtividade e eficiência.

Até o próximo post!

EXCEL: Dicas e Macetes Rápidos

Olá pessoal! Depois de um tempão (exatamente um mês), cá estou eu de novo com um post novinho em folha!

Ainda tenho mais 2 postagens sobre o tema Perfumaria (se não me falha a memória), mas hoje, apesar do post estar relacionado ao tema, ele não faz parte da sequência que montei sobre Perfumaria. Imaginem que esse post é um adendo a este tema, que é muito amplo. Nele, vou passar macetes rápidos e práticos pra quem precisa impressionar, mas não tem muito tempo para ficar lendo todos os posts desse blog e de outros.

Antes de começar, vocês devem ter percebido que tenho aqui no blog alguns anúncios. Eu procuro respeitar meu público anunciando apenas produtos relevantes, ou seja, aqueles que tem algum relacionamento com os assuntos abordados aqui. Eu não vou anunciar perfumes sendo que estamos focados aqui em planilhas e pacote office, ok?!

Dessa forma, convido os leitores a fazer um tour nos anúncios deste blog. De repente alguma coisa aqui te interessa. Caso não encontre nada interessante, deixe seu comentário sobre os produtos que você teria interesse em ver no blog. Mas eles precisam estar alinhados com os assuntos abordados aqui, ok?

Então vamos começar?!

A primeira dica que eu gostaria de passar para vocês diz respeito aos modelos prontos que a Microsoft disponibiliza para a suíte do pacote office. Como assim Tati?!? Prontos?! Eu ouvi direito?! Não preciso fazer nada?!

Isso mesmo, vocês não estão surdos (ou cegos!) É isso mesmo que vocês ouviram (leram)! Prontos!! E vou te falar que são modelos bem bonitos e profissionais!

A desvantagem de usá-los: Todo mundo que trabalha diariamente com Excel sabe que ele tem um mooooonte de modelos prontos. Neste caso, alguém pode bancar o engraçadinho e tirar um sarro de você. Se vai mesmo usar um modelo pronto, tenha em mente que você jamais será lembrado pela originalidade das suas planilhas. Mas eu acho, do fundo do coração, que esses modelos prontos podem ser um começo para quem não tem noção nenhuma.

Agora, se você não está preocupado com o quesito "originalidade" nesse momento e apenas precisa apresentar dados de forma bonita, profissional e organizada e não tem tempo nenhum, então eu indico a utilização desses modelos. Segue um print screen das opções de modelos que o Excel 2010 me oferece assim que o abro:

 

Veja que ele também sugere categorias (orçamento, futuro, calendários, etc).

Explore as categorias, abra uma a uma e veja a infinidade de planilhas prontas que você pode usar. Um recurso maravilhoso para quem está sem tempo.

Outra dica muito legal, mas acho que só está disponivel a partir do Excel 2010, são os mini-gráficos. Para explicar para vocês como funcionam os minigráficos, eu criei a planilha abaixo:

Essa planilha representa as vendas dos produtos X, Y, Z e W até Junho de 2014.  Vamos inserir mini gráficos na coluna J. Para isso selecione o intervalo J3 a J6. Depois vá em Inserir e, na seção mini gráficos, selecione Ganhos/Perdas. A seguinte tela será apresentada:

Clique no botão do lado direto da telinha (esse que tem a flechinha vermelha). Isso esconderá a janela Criar minigráficos e te possibilitará selecionar o intervalo de dados que, no nosso caso, vai de D3 até I6:

Clique novamente no mesmo botão e a janela Criar Minigráficos aparecerá novamente:

Clique em OK. Pronto!! Olha só que gracioso esse minigráfico:

Agora, vamos salientar os valores mais baixos. Para isso, selecione o intervalo J3 a J6. Nesse momento você verá a sessão Ferramentas de Minigráficos. Clique em Design:

Mais a esquerda você deverá ver o seguinte:

Por default, os pontos negativos vêm selecionados. Mas, para o nosso caso isso não faz sentido. Então desmarque Pontos Negativos e selecione Ponto Baixo. Ficará assim:

Lindo!!

Bom pessoal, por enquanto é isso o que tenho para compartilhar com vocês. Espero que tenham gostado.

Novamente, eu encorajo vocês a deixar dúvidas e sugestões nos comentários, ok?!

Até o próximo post (espero que em breve!!)