EXCEL: Função PROCV (ou VLOOKUP)

Resolvi escrever esse post em homenagem a um amigo que precisa urgentemente aprendê-la ;-)

Essa função é muito bacana quando você precisa procurar um dado de uma planilha em outra planilha. Vixi! Que confusão!! Parece confuso sim, até o dia que você precisar usar! Hehehe

Vamos ilustrar um caso real então para ficar mais fácil o entendimento. Imagine que eu tenho uma lista de classificação de alimentos:

Essa lista está na Sheet2 da minha planilha.

Na Sheet1 eu vou fazer uma lista de Mercado, como a que segue abaixo:

A lógica aqui será a seguinte: Cada alimento que eu digitar na minha lista de mercado (na coluna amarela da sheet1), a fórmula PROCV irá procurar o alimento na lista de classificação de alimento (sheet2) e retornará na coluna verde da minha lista de mercado a classificação correspondente. Caso ele não encontre, o valor retornado será #N/A. Ainda está confuso né? Vamos a prática então. Vamos primeiramente à fórmula:

=VLOOKUP(A3;Sheet2!$A$1:$B$37;2;FALSE)

Ok Tati, mas o que isso quer dizer?? Primeiramente, essa formula deverá ser colocada na linha 3 da coluna verde da lista de mercado (sheet1). Copie para as linhas de baixo. Agora vamos descrever o que a fórmula quer dizer:

PROCURE o valor que está em A3 na tabela que está na Sheet2 entre as células A2 até B37, me retorne o valor correspondente a coluna B da sheet2, e o valor retornado deve ser exatamente igual ao valor que está sendo procurado

Digitando ARROZ em A3, o valor que será retornado em B3 será CARBOIDRATO. Isso porque ao digitar ARROZ, a formula vai procurar o valor ARROZ na tabela A2 a B37 em Sheet2. Repare que ARROZ está em A2 na sheet2. O valor retornado deve ser o que está na coluna 2, que nada mais é que a coluna B. O que tem na coluna B2 na Sheet2?? CARBOIDRATO!

Agora, se digitarmos BOLACHA na A3 da Sheet1, a fórmula irá procurar bolacha na Sheet2 entre A2 a B37. Só que não tem bolacha lá. Dá uma olhada na primeira tabela. Neste caso, a formula que está na B2 em Sheet1 vai retornar #N/A, porque não entrou BOLACHA na sheet2:

Agora imagine que a minha lista da sheet2 tenha inclusive os preços dos alimentos pré cadastrados.

Quando eu fizer a minha lista de mercado, posso usar a formula PROCV para que o preço seja automaticamente preenchido, caso o alimento que eu queira comprar exista na lista da sheet2. Aí neste caso, a fórmula ficará assim:

=VLOOKUP(A3;Sheet2!$A$1:$C$37;3;FALSE)

Essa fórmula deve ser colocada na coluna C, linha 3 da lista de mercado (sheet1). Copie e cole para as linhas abaixo.

Novamente, vamos entender a sintaxe da fórmula:

PROCURE, o valor que está em A3 na tabela da sheet2 que vai de A2 a C37, retorne o valor correspondente da coluna 3 (ou seja, coluna C), e o valor retornado deve ser exatamente igual ao valor procurado.

Agora veja o que acontece na prática:

Quando você digitar ARROZ na A3 da sheet1, a fórmula vai procurar ARROZ na Sheet2 entre A2 a C37. Ela vai encontrar o ARROZ na A2 da sheet2. O valor que será retornado é o que está em C2, que é justamente o preço do ARROZ, 11 reais.

Agora aqui vão alguns esclarecimentos:

1ª Pergunta que vocês devem estar se fazendo: Porque raios ela fala em PROCV mas escreve VLOOKUP??

PROCV é o nome da fórmula no Excel instalado em PORTUGUÊS. Quando você usa o Excel em INGLÊS, a fórmula muda de nome e vira VLOOKUP. Dica: Isso acontece com TODAS as fórmulas. Eu, particularmente, acho isso péssimo!! Imaginava que o nome das fórmulas fossem padronizadas, mas infelizmente elas mudam de nome de acordo com a linguagem instalada.

2ª Pergunta que vocês devem estar se fazendo. Que raios quer dizer o $ nas formulas demonstradas acima??

Esse símbolo ($) é uma espécie de "trava". Eu quero que a fórmula utilize sempre a tabela que vai de A2 a C37 para procurar meu valor. Isso previne que quando eu copie a formula para a linha de baixo, o Excel automaticamente renumere o range. Se você não colocar essa trava na primeira linha onde está a fórmula, quando você copiá-la para a linha de baixo, ela vai ficar assim: =VLOOKUP(A4;Sheet2!A2:C38;3;FALSE). Veja que o Excel automaticamente mudou o range da tabela na sheet2, que agora vai até C38 e não mais 37.

Muito massa essa fórmula né?! Eu gosto muito e já me quebrou muito galho!!

Espero que esse tutorial tenha ajudado a entender um pouco como funciona a fórmula, pois apesar de muito útil, é meio complicado entender pra quê ela serve.

Nos vemos no próximo post!

OUTLOOK: Etiqueta para lidar com emails

Olá pessoal!

Não sou nem pretendo ser uma Gloria Kalil da área de TI. Mas existem sim algumas regrinhas de etiqueta quando se lida com emails.

Por isso esse post é bem menos técnico e mais cheio de blá-blá-blá. Mas esse blá-blá-blá é sim importante para sua vida profissional.

Vejam, minha intenção aqui nunca foi dar receitas mágicas para ganhar mais dinheiro, ser promovido e etc. O intuito aqui é fazer você ser mais produtivo e, porque não, ser mais educado. E é neste segundo item que este post vai lhe ajudar.

Vamos começar então pelo básico: correção ortográfica. As pessoas em geral negligenciam este recurso devido a pressa ou preguiça. Aproveitando que estamos falando de preguiça, acho muito difícil este blog ter leitores preguiçosos, mas caso existam, fica aqui uma dica:

Livre-se imediatamente da sua preguiça! Preguiça não leva a lugar nenhum. Quer dizer, pode te levar a dois lugares:

1. Fundo do poço
2. Andar pra trás

Tenho certeza que você não quer ir a nenhum dos dois certo?!

Voltando a correção ortográfica, esse recurso evita gafes e mal entendidos. Portanto, use-o!

Outra dica de ouro: reveja a ortografia e gramática do seu email antes do corretor ortográfico.

Depois, peça ao corretor ortográfico que reveja novamente e, por último, reveja o que o corretor ortográfico fez. Já ví emails bizarros de pessoas que deixaram todo o trabalho para o corretor ortográfico e se deram mal. Coisas do tipo: trocar Celso por Sexo. Dessa mesma forma, a falta de um corretor também gera gafes. Dentre as mais comuns está digitar peido ao invés de pedido. "Sr. Cliente X, segue seu peido de número 1234".

Não tem coisa mais ridícula que isso! Portanto, aprenda: a pressa é inimiga da perfeição. Não tenha preguiça! Lembre-se sempre do caso acima quando pensar em enviar um email rapidamente.

Uma coisa comum é não saber a ortografia de uma palavra que você deseja escrever, mas não é por causa disso que você vai escrever do jeito que acha que é e não do jeito que ela realmente é. Portanto, pesquise no Google a palavra e como se escreve e, claro, se a palavra escolhida realmente tem o significado procurado. Uma palavrinha pode causar um super problema de comunicação.

Outra dica importante: evite ao máximo usar letras MAIÚSCULAS. Isso é terrível, pois dá a sensação de que você está gritando. E não tem coisa mais mal educada do que gritar.

Não se esqueça também de cumprimentar o leitor do seu email. Pode ser um oi, olá, bom dia, boa tarde, boa noite, como vai, etc. Qualquer coisa desde que você o cumprimente.

Não deixe seus emails sem resposta. Responda todos os emails dentro de um prazo plausível. Eu ainda vou ensinar aqui no blog a ganhar produtividade otimizando sua caixa de entrada. Será um post para lhe mostrar como se ocupar com o que é realmente importante. E não estou falando somente de spams não. Existem emails que não são spams mas que nem merecem nossa atenção.

Evite também ser muito monossilábico nos emails. Email é uma ferramenta de comunicação, porém extremamente impessoal. Quem está lendo não sabe nada sobre você, sobre sua vida ou seus problemas. E nem deverá saber também. Por isso seja gentil, cordial, educado e, acima de tudo, profissional.

Evite usar o email como arma de defesa em todas as situações. Sabemos que existem profissionais dos quais temos que documentar até o motivo pelo qual pedimos papel higiênico a eles. Então, use o email como uma ferramenta de documentação somente quando necessário e quando a situação ou pessoa exigir. Fazer isso sempre só para título de documentação pode fazer com que as pessoas comecem a te classificar como spammer. Use o bom senso.

Outra coisa prá lá de irritante são os anexos gigantescos. Não mande emails com anexos maiores que 1mb. Se for algo extremamente urgente e você sabe que o destinatário está aguardando seu email ansiosamente, entre em contato por telefone e explique o problema. Ele poderá te pedir para mandar mesmo assim ou te dará outra sugestão.

E a ultima dica desse post é a mais importante também. Tenho certeza que muitos de vocês já fizeram isso: bater papo pelo email. Mesmo que o papo seja de cunho profissional, você está sendo improdutivo e perdendo seu tempo. Lembre-se: tempo é dinheiro. Nestas situações, é melhor pegar o telefone ou usar uma ferramenta de colaboração profissional como o Lync, Sametime e outros, para fechar o assunto. Pode até parecer mais rápido utilizar o email para este fim, mas acredite em mim, pois não é.

Espero que tenham gostado das dicas. Abro aqui uma discussão, pois gostaria de saber de vocês o erro ortográfico ou gramatical mais grotesco que você ja viu ou já cometeu. Vamos dar risada juntos para nunca mais repetirmos esses erros.

Até mais!

EXCEL: Perfumaria IV - Uma imagem fala mais do que mil palavras

Olá pessoal! Vou publicar uma série de posts falando  sobre alguns pontos que são considerados "perfumaria" mas que fazem muita diferença na apresentação da planilha.

É importante que você seja capaz de elaborar uma planilha em que todos os seus colegas de trabalho entendam e achem amigável. Não tem coisa pior do que você receber uma planilha complicada, que não é auto explicativa e, além de tudo, sem graça.

Os pontos que vou passar nessa série de posts para vocês são:

1. Formatação rápida (Merge Cells, Taxado, Moeda, Porcentagem e etc) - Já Falamos no post Perfumaria I
2. Como a escolha de fontes e cores pode transformar sua planilha num lixo ou numa jóia -  Já Falamos no post Perfumaria II
3. Como o uso de um gráfico pode transformar sua planilha - Já Falamos no post Perfumaria III
4. Uma imagem fala mais do que mil palavras - Vamos falar agora
5. Como não custa nada fazer um trabalho mais bonito e caprichado

Esse post é bem menos técnico do que os outros. Aqui eu vou te dar dicas de algumas figuras que você pode adicionar nas suas planilhas sem que você precise ficar navegando na internet e buscando desenhos que tenham a ver com o tema abordado na planilha. Pode ser que realmente você não encontre o desenho desejado dentro do Excel e tenha que recorrer ao Google mesmo. Mas serão casos específicos.

A primeira dica e, muitas vezes, negligenciada pela maioria, são os Clip Arts. Para acessá-los, clique na aba Inserir, depois Imagens Offline. Essa opção está no Excel 2013. Nas versões mais antigas, existirá um botão específico chamado Clip Art.

No office 2013, quando você clicar em Imagens Offline a seguinte tela será apresentada:

Clique em Clip-art do Office.com e na caixa de texto, digite o termo para buscar imagens. No meu exemplo, eu digitei Negócios e o resultado foi:

Selecionei esse aqui clicando 2x na imagem:

Essa galeria de imagens prontas está disponível em todas as versões, mas o 2013, pelo que pude verificar, é a versão com maior número de imagens. E melhor, isentas de royalties (free, de graça, grátis, na faixa, pra quem ainda não entendeu).

Você também pode inserir imagens que você tenha no seu PC. Para isso, clique na aba inserir e clique em Imagens. A seguinte tela será apresentada:

É padrão que essa tela já seja aberta apontando para sua pasta Imagens. Normalmente a gente guarda nossas fotos e outras coisinhas ali, né? Se você tiver imagens em outras pastas, basta você navegar pelas pastas no lado direito. O conteúdo da pasta é mostrado do lado esquerdo.

Você também pode adicionar formas. Essas formas ficam também na aba Inserir, clicando no botão Formas, esse aqui:

Clicando nesse botãozinho,  você verá todas as formas disponíveis. Tem quadrado, triangulo, circulo, flechas, etc. Enfim, tem de tudo!

Existe ainda um outro recurso, mas que não tem relação com o Excel. Isso depende se você tem essas fontes instaladas no seu sistema. Anote esses nomes de fontes:

• Webdings
• Wingdings
• Wingdings2
• Wingdings3

Essas fontes são, na verdade, figurinhas. Cada tecla do seu teclado é uma figurinha. No exemplo abaixo, estou mostrando o que aparece quando você digita a, b, c, d, e, f, g, h, i, j, k, l, m, n, o, p, q, r, s, t. Utilizei a fonte Webdings:

A minha dica de ouro é: Olhe todas as dicas acima e se aprofunde na imensa galeria de Clip-arts. Tem muita coisa bacana lá!

Eu mesma já fiz até planta de imóvel usando somente os desenhos prontos disponíveis no Clip-Art Gallery.

As formas são bacanas para, literalmente, desenhar na sua planilha e deixar a audiência boquiaberta com a facilidade com que as informações serão assimiladas. Veja esse exemplo:

Gostou!? É possível fazer isso no Excel usando as Formas. É só dar asas a sua imaginação e ser bem criativo!

Postem suas dúvidas e comentários aqui no blog. Ainda não vi nenhum comentário aqui. Acho que é porque meus posts são sempre bem explicadinhos. Ou talvez as pessoas não saibam usar.... Será?! Bom, na dúvida, acho que vou fazer um post mostrando como postar um comentário aqui no blog :-)

Boa semana pra vocês e nos vemos em breve!

EXCEL: Perfumaria III - Como o uso de um gráfico pode transformar sua planilha

Olá pessoal! Vou publicar uma série de posts falando  sobre alguns pontos que são considerados "perfumaria" mas que fazem muita diferença na apresentação da planilha.

É importante que você seja capaz de elaborar uma planilha em que todos os seus colegas de trabalho entendam e achem amigável. Não tem coisa pior do que você receber uma planilha complicada, que não é auto explicativa e, além de tudo, sem graça.

Os pontos que vou passar nessa série de posts para vocês são:

1. Formatação rápida (Merge Cells, Taxado, Moeda, Porcentagem e etc) - Já Falamos no post Perfumaria I

2. Como a escolha de fontes e cores pode transformar sua planilha num lixo ou numa jóia -  Já Falamos no post Perfumaria II
3. Como o uso de um gráfico pode transformar sua planilha - Vamos falar agora!!
4. Uma imagem fala mais do que mil palavras
5. Como não custa nada fazer um trabalho mais bonito e caprichado

Esse já é o 11º post do blog sobre Excel e Pacote office. Já avançamos bastante e você, que tem seguido esse blog, com certeza já deve estar acumulando mais conhecimento sobre estas ferramentas de trabalho.

No post de hoje vamos nos aprofundar um pouco mais no universo "Gráficos". Esse é um assunto temido para quem não tem intimidade com o Excel, mas devo tranquilizá-los,  pois é muito fácil. E, após ver o resultado final da sua planilha com um gráfico, você com certeza se sentirá mais orgulhoso de si mesmo.

A primeira coisa que gostaria de mostrar para vocês são os tipos de gráficos de estão disponíveis no Excel. O que vocês vêem nos botões são apenas os principais e mais utilizados:

Verdade seja dita, mas eu nunca me aprofundei em outros gráficos. Para o meu dia a dia, gráfico de Barras Verticais, Linhas, Pizza e barras horizontais sempre foram suficientes. Clicando em Other Charts, vocês verão mais opções de gráficos:

Falando honestamente, acredito que dificilmente você utilizará gráficos que não sejam aqueles que citei acima e que fazem parte do dia a dia da maioria das pessoas. Mas é claro que você pode ter uma necessidade especial com seu trabalho. Pode ser que a área em que você atue utilize outros gráficos mais especializados. Já adianto que se esse for o seu caso, esse blog não poderá te ajudar. Aqui, o intuito é dar dicas rápidas, lições fáceis de serem seguidas e sempre abordarei temas que fazem parte de pelo menos 80% do dia a dia das pessoas. Existem blogs que com certeza ajudarão os 20% que aqui ficarão de fora. Meu blog é para ser usado como um guia rápido, uma consulta. Não pretendo aqui fazer verdadeiros manuais de cada função do pacote office.

Bom, voltando ao assunto, vamos abordar os tipos de gráficos mais utilizados. Começaremos pelo gráfico de Barras Verticais. Estes gráficos são muito utilizados, pois é possível fazer rapidamente uma comparação visual entre duas série de dados. Mas o que podem ser Série de Dados? Série de dados podem ser:

1. Vendas x Mês

2. Acidentes x Cidade

3. Média de Notas x Classe

4. Chutes a Gol x Time

Posso ficar o dia todo dando exemplos sobre série de dados que podem utilizar num gráfico de Barras. Adicionalmente, você pode escolher a aparência do gráfico de barras. Por exemplo, dar uma aparência tridimensional, ou em forma cilíndrica, ou em forma de cone e por ultimo em forma de piramide. Eu gosto de usar o básico mesmo. Sempre fico em o tridimensional e o Cilíndrico. Você não passará vergonha se escolher esses estilos de gráfico.

Os gráficos de linhas são também muito utilizados, pois além de visualmente fornecer um meio de comparar dados, também traça uma linha  entre os dados, e ai fica fácil saber se a evolução está sendo crescimento, declínio ou se ao longo do tempo os dados estão variando entre crescimento em declínio. Vixe Tati!! Agora me confundi. Me dá um exemplo? Claro, vamos com um exemplo de série de dados que está em crescimento. Montei essa planilha fictícia (qualquer semelhança com a vida real é mera coincidencia, heheeh) de Roubos de Carros x Mês. Veja:

Agora vamos colocar isso no gráfico de linhas. Ficará assim:

Veja que as linhas que ligam um ponto a outro estão sempre no sentido para cima, ou seja, estão sempre crescendo. Outro exemplo porem de declínio:

Agora outro exemplo com alternância entre crescimento e declínio:

Viram?! É algo realmente muito básico, mas o que quero transmitir para vocês é que dependendo do dado que está apresentando com o gráfico, fica melhor apresentar usando o gráfico de Linhas do que o de Barras, já que o de linha dá essa sensação de crescimento, declínio e alternância. Ah Tati, mas o de barras também dá! Sim é verdade, mas novamente estamos falando aqui em escolher o gráfico certo, que vai impressionar ou aquele que vai conseguir transmitir a idéia sem que você precise explicar muito. Aliás, aqui vai outra dica de ouro: Se você está precisando explicar muito seus gráficos é porque eles não estão conseguindo reproduzir fielmente aquilo que você deseja transmitir para a sua audiência.

Além dos gráficos de Barras e linhas, existe também outro que é muito utilizado que é o gráfico de pizza. Ele pode ser usado quando seus dados estão setorizados. Cada fatia da pizza mostrará a % de um setor. Quer um exemplo: Qual departamento está acessando mais as redes sociais no horário do expediente? Veja como isso fica demonstrado no gráfico de pizza:

Esses foram exemplos de gráficos mais utilizados no mundo corporativo. Saber interpretá-los também é crucial.

Neste próximo exemplo, vou utilizar a mesma planilha de roubo de carros, mas escolhi gráficos diferentes para passar a minha mensagem a audiência:

Agora lanço a pergunta para vocês: Qual deles vocês acham que transmite melhor a idéia de quantidade de roubos de carros comparando com o mesmo mês de outros anos?

Analisem bem os gráficos acima e comentem aqui no blog suas opções. Não esqueçam de comentar o porquê da sua escolha. Vamos discutir isso abertamente para enriquecer o assunto. Conto com vocês e nos vemos no próximo post.

OUTLOOK: Dicas e Macetes Rápidos

Olá pessoal!

Os posts sobre perfumaria no Excel continuarão na semana que vem. Para fechar essa semana, segue aqui um post com algumas dicas e macetes rápidos para o Microsoft Outlook.

Faz um tempo que eu estava pensando em escrever um post sobre o Outlook. É a minha principal ferramenta de trabalho e, há alguns anos, ele se transformou na minha ferramenta predileta de produtividade. Isso mesmo! PRODUTIVIDADE! Não é apenas um gerenciador de emails. Sabendo usar seus recursos ele pode ajudar, e muito, a sua produtividade.

Vamos lá então!

A primeira coisa que vamos ver aqui é uma dica que eu uso no meu dia a dia e me ajuda a gerenciar minhas tarefas além de me tornar uma pessoa eficiente, já que dificilmente esqueço de fazer alguma coisa no meu trabalho. Mas isso só foi possível depois de adotar essa metodologia.

Antes, eu achava lindo ter agenda e deixar tudo anotadinho lá. Pra mim era chique, maravilhoso!! Sempre me imaginava atrás de uma mesa (super organizada e bonita) olhando minha agenda linda e pomposa. Nossa! Isso para mim era o máximo!! Eu queria passar essa impressão, pois era essa a impressão que eu tinha quando via pessoas controlando suas tarefas numa agenda. Mas, nem tudo que funciona para uma pessoa vai funcionar para outra. A vida me ensinou isso de várias formas e é preciso maturidade e autoconhecimento para saber seus pontos fracos e tentar melhorá-los. Eu sempre fui demasiadamente esquecida. Também já perdi as contas de quantos guarda-chuvas eu perdi.

Mas a verdade é que com o lance da agenda eu tentei. Nem sei dizer quanto de dinheiro eu gastei com agendas. Mas nunca funcionou para mim! Eu ficava muito frustrada porque começava o ano e eu colocava tudo na agenda. Durava duas semanas. Logo, a agenda virava um mero enfeite na mesa. Eu chegava no escritório, abria os emails, e acabava me envolvendo com outras coisas e nem lembrava de abrir a agenda.

Mas, tudo ficou maravilhoso depois que comecei a gerenciar tudo pelo Outlook. Você sabia que pode transformar um email numa tarefa? E sabia que você também pode transformar um email numa reunião??

Pois é, então vamos começar transformando um email em uma tarefa. Abra seu Outlook (o meu é o 2013):

Bom, estou na minha caixa de entrada.  Estão vendo na barra (no rodapé da tela) os itens Email, Calendário, Pessoas e Tarefas? Então, para transformar o email de assunto Tarefa 1 em um item do Calendário, simplesmente clique no email e arraste-o para a palavra Calendário. Quando você fizer isso, a seguinte tela será aberta:

Essa tela é a tela padrão de um compromisso. Compromisso, para o Outlook, é algo que você precisa executar. Terá inicio e fim determinado e, consequentemente, ocupará um espaço na sua agenda. Eu, particularmente, gosto de visualizar a agenda semanal no Outlook. Bom, voltando ao tema, defina um local para executar esse compromisso (no meu caso eu colocarei "Minha Mesa") e dia e hora de início e dia e hora de término. Após isso, clique em salva e fechar.

Esse item deverá ficar na sua agenda do Outlook:

Veja que aqui a visualização da minha agenda é mensal. Eu não gosto, então vou mudar para semanal. Se quiser mudar também, siga os passos a seguir. No menu, onde você vê Arquivo, Pagina Inicial, etc... Clique em Exibição >> Semana:

Pronto! Email transformado em tarefa / compromisso. E antes que você pergunte o que aconteceu com o email, já te aviso que ele continua na sua caixa de entrada. Fantástico não!?

Agora a segunda dica: Transformar um email em Reunião. Na minha lista de emails acima, tem um email com assunto Reunião1. Então, você verá no menu Página Inicial a opção Reunião. Veja na tela abaixo. A opção Reunião está realçada em azul clarinho:

Depois que você clicar em Reunião, a seguinte tela irá surgir:

Nossa Tati!! Mas essa tela é igualzinha a outra! Qual a diferença??

Bom, aqui temos uma diferença básica:

1. Compromisso: É algo que VOCÊ precisa fazer e não precisa de mais ninguém. É uma atividade sua. Só você está envolvido. Foi o que fizemos com o email de assunto Tarefa 1.
2. Reunião: É algo que você precisa fazer juntamente com mais pessoas. Não é uma atividade somente sua. Você e outras pessoas estão envolvidos. É o que estamos fazendo com o email de assunto Reunião 1.

Por isso, na tela da Reunião você vê 2 campos novos: De e Para. Mas o que são eles Tati?

Vou explicar:

De: Neste caso, você é o organizador da Reunião então é o seu email que será automaticamente preenchido neste campo.

Para: Aqui você deverá preencher todos os emails de pessoas que você quer convidar para a reunião.

Digite o local onde a reunião será feita para que todos saibam, assim como dia e hora de início, dia e hora de término.

É importantíssimo você detalhar o assunto que irá tratar na reunião para que as pessoas envolvidas saibam sobre o que se trata. Se você enviar em branco, as pessoas podem não aceitar o convite simplesmente porque não sabem o que será falado e, por isso, consideram que não é importante. Depois de tudo preenchido, a tela de Reunião deverá ficar assim:

Repare que você não tem o botão Salvar e Fechar. Aqui você deverá clicar em Enviar. Cada email que você colocou no campo PARA irá receber um convite da sua reunião. Mas, quando você clica em Enviar, um item foi automaticamente adicionado no seu calendário. Veja:

Legal né gente?! Espero que vocês tenham gostado dessa dica e possam utilizar no seu dia a dia para ganhar mais produtividade e eficiência.

Até o próximo post!

EXCEL: Dicas e Macetes Rápidos

Olá pessoal! Depois de um tempão (exatamente um mês), cá estou eu de novo com um post novinho em folha!

Ainda tenho mais 2 postagens sobre o tema Perfumaria (se não me falha a memória), mas hoje, apesar do post estar relacionado ao tema, ele não faz parte da sequência que montei sobre Perfumaria. Imaginem que esse post é um adendo a este tema, que é muito amplo. Nele, vou passar macetes rápidos e práticos pra quem precisa impressionar, mas não tem muito tempo para ficar lendo todos os posts desse blog e de outros.

Antes de começar, vocês devem ter percebido que tenho aqui no blog alguns anúncios. Eu procuro respeitar meu público anunciando apenas produtos relevantes, ou seja, aqueles que tem algum relacionamento com os assuntos abordados aqui. Eu não vou anunciar perfumes sendo que estamos focados aqui em planilhas e pacote office, ok?!

Dessa forma, convido os leitores a fazer um tour nos anúncios deste blog. De repente alguma coisa aqui te interessa. Caso não encontre nada interessante, deixe seu comentário sobre os produtos que você teria interesse em ver no blog. Mas eles precisam estar alinhados com os assuntos abordados aqui, ok?

Então vamos começar?!

A primeira dica que eu gostaria de passar para vocês diz respeito aos modelos prontos que a Microsoft disponibiliza para a suíte do pacote office. Como assim Tati?!? Prontos?! Eu ouvi direito?! Não preciso fazer nada?!

Isso mesmo, vocês não estão surdos (ou cegos!) É isso mesmo que vocês ouviram (leram)! Prontos!! E vou te falar que são modelos bem bonitos e profissionais!

A desvantagem de usá-los: Todo mundo que trabalha diariamente com Excel sabe que ele tem um mooooonte de modelos prontos. Neste caso, alguém pode bancar o engraçadinho e tirar um sarro de você. Se vai mesmo usar um modelo pronto, tenha em mente que você jamais será lembrado pela originalidade das suas planilhas. Mas eu acho, do fundo do coração, que esses modelos prontos podem ser um começo para quem não tem noção nenhuma.

Agora, se você não está preocupado com o quesito "originalidade" nesse momento e apenas precisa apresentar dados de forma bonita, profissional e organizada e não tem tempo nenhum, então eu indico a utilização desses modelos. Segue um print screen das opções de modelos que o Excel 2010 me oferece assim que o abro:

 

Veja que ele também sugere categorias (orçamento, futuro, calendários, etc).

Explore as categorias, abra uma a uma e veja a infinidade de planilhas prontas que você pode usar. Um recurso maravilhoso para quem está sem tempo.

Outra dica muito legal, mas acho que só está disponivel a partir do Excel 2010, são os mini-gráficos. Para explicar para vocês como funcionam os minigráficos, eu criei a planilha abaixo:

Essa planilha representa as vendas dos produtos X, Y, Z e W até Junho de 2014.  Vamos inserir mini gráficos na coluna J. Para isso selecione o intervalo J3 a J6. Depois vá em Inserir e, na seção mini gráficos, selecione Ganhos/Perdas. A seguinte tela será apresentada:

Clique no botão do lado direto da telinha (esse que tem a flechinha vermelha). Isso esconderá a janela Criar minigráficos e te possibilitará selecionar o intervalo de dados que, no nosso caso, vai de D3 até I6:

Clique novamente no mesmo botão e a janela Criar Minigráficos aparecerá novamente:

Clique em OK. Pronto!! Olha só que gracioso esse minigráfico:

Agora, vamos salientar os valores mais baixos. Para isso, selecione o intervalo J3 a J6. Nesse momento você verá a sessão Ferramentas de Minigráficos. Clique em Design:

Mais a esquerda você deverá ver o seguinte:

Por default, os pontos negativos vêm selecionados. Mas, para o nosso caso isso não faz sentido. Então desmarque Pontos Negativos e selecione Ponto Baixo. Ficará assim:

Lindo!!

Bom pessoal, por enquanto é isso o que tenho para compartilhar com vocês. Espero que tenham gostado.

Novamente, eu encorajo vocês a deixar dúvidas e sugestões nos comentários, ok?!

Até o próximo post (espero que em breve!!)

EXCEL: Utilizando Tabela Dinâmica

Olá pessoal! Antes de terminar os posts "Perfumarias", vamos mudar um pouco de assunto?

Vamos falar sobre tabela dinâmica! Mas porque o nome tabela dinâmica? Porque você pode mudar a configuração da tabela dinamicamente. Ou seja, para cada dado que você precisar focar / analisar, você pode modificar a forma como os dados serão apresentados. Então, vamos responder com esse post as seguintes perguntas:

Quando utilizar?

Quando você possuir uma tabela com inúmeros dados e precisar analisá-los fazendo agrupamentos.

Como criar?

Para criar uma tabela dinâmica é preciso que você já tenha uma tabela cheia com dados. No meu exemplo, eu vou utilizar uma planilha fictícia com 3 colunas: Item, Valor e Classificação. Já já, vou mostrar para vocês em detalhes como criar a Tabela Dinâmica.

Como interpretar?

A interpretação  vai depender do que você quer analisar e do tipo de agrupamento que fizer. Em linhas gerais, é possível (com o exemplo que estou dando) analisar quantos itens A estão classificados com classificação BOA, RUIM e REGULAR e quais os valores dos mesmos. Isso vai ajudar o fabricante dos itens a entender se um item classificado várias vezes como RUIM está mais caro que um ITEM com bastante classificações BOAS, por exemplo. Este é apenas um exemplo. Existem inúmeras aplicações para a tabela dinâmica.

Bom, vamos lá! Então, com a tabela fictícia acima, vamos criar a tabela dinâmica. Para isso, vá na seção Insert >> Pivot Table (ou Tabela Dinâmica):

 

A seguinte tela será apresentada:

Clique no botão com uma flechinha vermelha referente ao campo Table/Range e selecione todo o intervalo da sua planilha:

Agora selecione o local onde deseja colocar a sua planilha dinâmica. Para isso, selecione a opção Existing Worksheet e em Location digite Sheet2!$A$1. Ficará assim:

Clique novamente no botão com a setinha vermelha e clique OK. Agora vá em Sheet2 e você verá o seguinte lá:

Do lado esquerdo está onde os dados analisados serão apresentados. Do lado direito estão os campos para você começar a "brincar".

Agora, vamos analisar os dados. Vou clicar, no lado direito, em ITEM e arrastá-lo para Row Labels. Agora ficou assim:

Agora, vou arrastar a CLASSIFICAÇÃO para Row Filter e VALOR para Values. Ficará assim:

Agora, selecione as células com valor (B4 a B6) e formate como Moeda (Caso tenha dúvidas como fazer isso, acesse o artigo http://owsheet.blogspot.com.br/2014/09/excel-perfumaria-i-formatacao-rapida.html).

Agora, lá em cima em CLASSIFICAÇÃO, clique na flecha para abrir as opções:

Vão aparecer as opções assim:

Clique naquela que você quer analisar. Vamos começar analisando a BOA:

Agora, mude para RUIM:

Veja que o valor dos itens classificados como RUIM são maiores dos que os classificados como BOA. Pode ser que esteja acontecendo 2 coisas: Ou existem mais itens RUIM e a soma dos valores ficou maior que os de classificação BOA ou os itens RUIM são mais caros que os BOA. Vamos descobrir?

Arraste ITEM para Values:

Putz! A contagem de itens também ficou formatada como moeda. Selecione as células C4 a C6 clique no botão que é uma vírgula. Ele fica na sessão Home:

Pronto!

Agora, mude a classificação para BOA novamente:

Veja que a quantidade de itens é exatamente a mesma, porém os de classificação RUIM estão mais caros do que os de classificação BOA.

Podemos deixar mais evidente arrastando CLASSIFICAÇÃO para Row Labels:

Veja que para o item A, os de classificação BOA estão mais caros do que os RUIM, já que a quantidade de itens é a mesma. Com os itens B e C a mesma coisa acontece.

Podemos fazer uma outra análise: Quantos itens existem dentro de cada classificação. Para zerar a sua analise inicial, arraste tudo o que está em Row Filter, Column Labels, Row Labels e Value para cima, um a um.

Agora, arraste para Row Labels CLASSIFICAÇÃO e depois ITEM. Arraste o ITEM para Values também. Ficará assim:

Temos a mesma quantidade de itens classificados como BOA e RUIM.

Viu só como fica fácil analisar dados com a planilha dinâmica? Imagina como você faria essa análise sem a tabela dinâmica? Impossível!

Espero que tenha ficado mais claro para vocês como e quando se usa a tabela dinâmica. Não deixem de postar suas dúvidas e o que mais desejam saber sobre esse e outros assuntos.

Nos vemos no próximo post!