EXCEL: Criando mini barras de status

Gente, não são lindas essas barrinhas de status?? Eu adoro!! Deixam a planilha com um super "visú"!

Chefes a-do-ram essas barrinhas porque mostram, de forma bem visual mesmo, o status de uma determinada atividade. O mais legal disso é que é super simples de configurar ! Você só digita o número e pronto!! O Excel faz o preenchimento sozinho!

Mas, você pode estar se perguntando: "Quando é que eu poderia usar isso??"

Voltaremos então a nossa planilha fictícia "Checklist de Viagem de Férias". E para cada atividade que lançarmos lá, vamos criar uma coluna de "Andamento" onde o usuário vai preencher qual a porcentagem de conclusão das atividades. Vamos começar?

Eis aqui a nossa planilha já com a coluna Andamento:

Primeira coisa a fazer: Vamos formatar as células D6 a D12. Selecione o intervalo D6 a D12 e clique com o botão direito do mouse. Na lista de opções que surgir, clique em Format Cells. A seguinte tela será exibida:

 

Clique na aba Numbers e selecione a Categoria Percentage e clique em OK. Com isso, todas as vezes que o usuario digitar um numero, ele será automaticamente transformado em porcentagem.

Eu preenchi com números hipotéticos e ficou assim:

 

Fica sem graça né gente?! Se um gerente visse essa planilha, ele nem iria notar as porcentagens. A informação é importante, mas não tem destaque e, por isso, passa batido.

Vamos então formatar essas células para que sejam preenchidas de acordo com a porcentagem que foi digitada.

Selecione novamente o intervalo D6 a D12. Vá em Conditional Formating:

Nas opções que vão surgir, escolha Data Bars >> Gradient >> Orange Data Bar

Olha que lindo que ficou agora!!

Trabalho profí hein!?

Mas espere um pouco, porque ainda não terminou. Seguem agora algumas dicas de ouro:

1. Percebeu que a célula dos 5% ficou só um pouquinho preenchida e a de 100% ficou totalmente preenchida? Ai você me fala: Mas Tati, não deveria ser exatamente assim? Sim!! Mas, supondo que as células que estão preenchidas com 100% não fossem 100%, mas sim 50%. Sabe como isso ficaria? Assim:

Ué Tati!? O que aconteceu??? 50% significa que está metade completa! Porque ele está mostrando todo preenchido, como se fosse 100%??

Bom, o que acontece aqui é lógico. A referência para ele preencher a célula são os números. Neste caso, o maior é 50 e o menor é o 5. É possível resolver isso? Sim e de 2 formas. Caso a forma A não dê certo, tente a forma B.

FORMA A - Selecione o intervalo D6 a D12 novamente. Vá em Conditional Formating e escolha a opção New Rule. Na tela que abrir, configure exatamente como segue abaixo:

Clique em OK. Isso deverá resolver o problema. Pra mim, agora ficou assim:

Caso você tenha dificuldades e a instrução acima não resolva, tente essa forma (Gambiarra style).

FORMA B - Digite na célula D13 o valor 100 e siga os passos acima para formatar a célula para porcentagem. Mude a cor da fonte dessa célula D13 para branca. Selecione o intervalo D6 a D13.

Vá em Conditional Formating e nas opções que vão surgir, escolha Data Bars >> Gradient >> Orange Data Bar. Vai ficar assim:

Ai você de novo me pergunta: Tati, mas não estou usando a linha 13.... Tá feio esse 100% sem nada associado a ele. Verdade amigo. Então vamos esconder essa linha 13 da seguinte forma.

Coloque o cursor do mouse em cima do número 13 no canto esquerdo da planilha e clique. Tem que ficar assim:

Agora, lá em cima do 13 de novo, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Hide:

A segunda, de baixo para cima.

Pronto! A linha está oculta e sua planilha continua bonita. Isso porque agora o maior valor de referencia é o 100%.

Perceba que a linha 13 não aparece mais no canto esquerdo da planilha:

Mas isso não tem o menor problema porque, afinal de contas, você não está usando a linha 13 mesmo....

Bom gente, é isso! Espero que tenham gostado dessa super dica que incrementa o visú de qualquer planilha :-)

EXCEL: Trabalhando com Hyperlinks

Olá galera! Hoje vou dar uma dica simples, mas que muitos ignoram: Os Hyperlinks. Muitas pessoas não sabem o que significa e nem como usar Hyperlinks. Bom, vamos pôr a mão na massa para que vocês possam aprender de vez a usar essa funcionalidade que não está restrita ao Excel. Hyperlink é algo que você poderá usar em qualquer ferramenta do pacote office.

Primeiro, o que significa Hyperlink? Hyperlink é uma espécie de link (atalho) que você pode adicionar nos seus trabalhos de forma a facilitar o acesso a alguma outra fonte. Essa fonte pode ser externa ou pode estar dento do próprio documento.

Adicionando um Hyperlink para acessar uma fonte externa:

Eis aqui nossa planilha fictícia:

São nas células em azul clarinho que vou basear esse post.

Vamos inserir um Hyperlink para abrir o site do Banco Itaú, por exemplo. Para inserir um Hyperlink para acessar uma fonte externa, faça o seguinte:

Selecione a célula C17. Clique com o botão direito do mouse e selecione Hyperlink. A seguinte tela será aberta:

Agora, você deverá  apagar o que estiver no campo Address e substitua por www.itau.com.br e clique em OK.

Neste momento, a célula C17 ficará com a fonte azul e um pouco maior. Se você clicar na célula C17, o seu browser padrão abrirá a página do Itaú. Legal né?!

Faça a mesma coisa com a célula C18, porém, de acordo com o exemplo, o endereço será o local onde se encontra o seu arquivo word, dentro da sua máquina. No meu exemplo o meu arquivo está em c:\users\tcarli\Blog\Documento Fictício Word.docx. Pronto! A célula C17 abrirá o banco Itaú e a célula C18 abrirá um arquivo do Word que está na minha máquina no caminho que especifiquei acima.

Adicionando um Hyperlink para acessar uma fonte interna, ou seja, no próprio documento:

Aqui a idéia é que, clicando na C19, a Sheet3 seja aberta. Isso pode parecer bobo visto que só temos 3 Sheets na nossa planilha fictícia, mas imagine uma planilha elaborada, com umas 20 sheets, onde você precisa fazer lançamentos sequenciais, porém uma hora em cada sheet. Fica complicado sem esse recurso, não é mesmo?

Vamos lá então. Selecione a C19 e clique com o botão direito do mouse. Selecione a opção Hyperlink. Novamente a seguinte tela será aberta:

Do lado esquerdo dessa janela, em Link to, clique em Place in This Document. Ai a tela muda para a que segue abaixo:

Agora basta você indicar Sheet3. Pronto!

Para finalizar, algumas dicas preciosas:

• Quando você muda o nome da Sheet, ela não será apresentada nessa tela como Sheet3. Exemplo: Mudei o nome da minha Sheet3 para TESTE e veja como a tela acima é apresentada para mim:

• No campo "Type the cell reference:" você pode indicar para qual célula da sheet 3 você quer que seu Hyperlink te leve. Exemplo: Eu quero que o usuário vá para a sheet3 quando clica r no hyperlink da célula C19, mas eu quero que ele vá para a célula Z80 na Sheet 3. Neste caso, você além de selecionar a sheet, pode digitar Z80 no campo Type the cell reference. E quando clicar no Hyperlink, isso é o que se apresentará ao usuário:

Aposto que você achou isso sensacional e deve estar pensando porquê demorou tanto para saber mais a respeito do Hyperlink. Detalhe: Hyperlink é algo que você consegue usar em qualquer programa do pacote office!

Espero que tenham gostado dessa dica. Continuem ligados no blog! Até mais!

EXCEL: Validação de Dados

No post anterior falamos sobre formatação condicional. A validação vem a calhar agora já que, se o usuário resolver escrever outra coisa que não o valor esperado, a formatação condicional não funciona.

Vejamos então como usar a validação de dados. Imagine o mesmo exemplo anterior: uma planilha tipo checklist.

O usuário devera responder Sim ou Não. Mas, ao invés de deixá-lo escrever, você pode pré-definir os valores que a célula aceitará. Acompanhe o passo a passo:

Eis a mesma planilha fictícia tipo checklist:

Agora, vamos restringir a entrada de dados no intervalo C6 a C12. Crie uma lista na Sheet2, conforme abaixo:

Agora, volte na Sheet1 e selecione o intervalo C6 a C12. Após selecionar, na barra de menus, vá em Data e clique em validação de dados, conforme abaixo:

Na janela de Validação de Dados, na aba Settings, selecione "List" em "Allow". Isso abrirá o campo "Source". Nele você digita onde está a lista de opções que você especificou na Sheet2 e clique em OK. Veja abaixo:

Perceba que agora as células de C6 a C12 possuem uma flechinha para baixo. Isso se chama combo box. Quando você clica nessa flechinha vai abrir as opções, exatamente como estão lá na Sheet2:

Agora veja como a validação de dados cai muito bem quando empregada juntamente com a formatação condicional! Caso você não fixasse a entrada de dados nas células C6 a C12, a pessoa poderia escrever NAO(sem o " ~ "). Neste caso, a formatação condicional não vai funcionar.

Agora, com a validação de dados, a pessoa não consegue digitar outra coisa que não seja Sim e Não. Ela pode até escrever maiúsculo ou minúsculo. Não tem problema. Mas não pode escrever mais nada diferente dessas 2 opções.

Caso a pessoa tente escrever algo diferente de sim e não, ela receberá a seguinte mensagem de erro:

Novamente, espero que tenham gostado dessa dica. Aguardo vocês no próximo post! Até lá!

EXCEL: Formatação Condicional

Hoje, vamos focar nessa opção que é super fácil de usar e dá uma ótima aparência para as planilhas.

Imagine que você precisa criar uma planilha que funcione como um checklist. Numa determinada célula, o usuário deverá preencher Sim ou Não. A formatação condicional neste caso é perfeita para salientar as respostas. Exemplo: quando a resposta for Sim, você formata para que a célula tenha fundo verde, fonte calibri numero 8, negrito e branca. Quando a resposta for Não, você formata para que o intervalo de células fique com fundo vermelho, fonte calibri numero 8, negrito e branca.

Acompanhe o passo a passo:

Eis a planilha (tipo checklist) fictícia:

 

Agora, vamos selecionar o intervalo de C6 a C12, assim:

 

Agora clique em "Formatação Condicional" (meu excel está em inglês) e "New Rule":

  

Selecione a segunda opção ("format only cells that contains"):

 

 

 

Onde está between, selecione equal to e no campo seguinte escreve Sim:

 

Agora clique em format:

 

Em Font, selecione Bold no Font Style. Em color, selecione Branco. Vá em Fill e selecione a cor verde.

Dê ok. Veja como ficará:

 

 

Clique em OK.

Veja que as linhas que estavam preenchidas com Sim, ficaram verdinhas:

 

Agora selecione o intervalo C6 a C12 novamente e clique em "Formatação Condicional". Clique novamente em "Format only cells that contains". Aonde está o valor "between", mude para "equal to". No próximo campo, digite Não e clique em format.

Em Font, selecione Bold no Font Style. Em color, selecione Branco. Vá em Fill e selecione a cor vermelho.

Dê ok. Veja como ficará:

 

 

Clique OK novamente. Agora as linhas que estavão preenchidas com Não estão vermelhas!

 

Pronto!!! É isso o que faz a formatação condicional. Você informa a condição para que a célula seja formatada.

Ajudou?! Espero que sim! O próximo post vai abordar o assunto "Validação de Dados" que também tem a ver com "Formatação Condicional". Espero vocês lá!!

 

Sobre o Blog e a Blogueira

Olá! Você deve estar se perguntando de onde tirei o nome do blog, certo?

Na verdade, eu fiz uma adaptação de shit (que em inglês quer dizer "merda") para sheet, que nada mais é do que planilha!

Sim, sou fascinada por Excel e outras ferramentas do pacote Office. Acho que são uma forma extraordinária de ganhar produtivade quando se sabe usar. Mas é preciso tirar proveito das funcionalidades, para que você não seja apenas mais um no universo das pessoas que usam o office apenas para entregar planilhas sem graça e documentos sem vida.

Então pessoal, o intuito do Blog é postar a forma como eu utilizo essas funcionalidades. Tenho certeza que você se tornará mais expert em Excel e Outlook do que seus colegas de trabalho depois de ter lido os meus artigos.

Além disso, tomarei um pequeno espaço desse blog para falar sobre outros assuntos super interessantes e que tenho lido muito como nutrição e música.

Sobre a Blogueira: Estou iniciando nesse mundo de Blogs e espero satisfazer suas expectativas quanto ao que me propus: Dar dicas valiosas de utilização do pacote office, em especial Excel.
Trabalho na área de TI há 14 anos e nesses anos todos sempre utilizei o Excel para o meu trabalho e, graças a Deus, sempre fui bem sucedida e reconhecida pelas maravilhas que já fiz com ele.
Enjoy it!!