OUTLOOK: Etiqueta para lidar com emails

Olá pessoal!

Não sou nem pretendo ser uma Gloria Kalil da área de TI. Mas existem sim algumas regrinhas de etiqueta quando se lida com emails.

Por isso esse post é bem menos técnico e mais cheio de blá-blá-blá. Mas esse blá-blá-blá é sim importante para sua vida profissional.

Vejam, minha intenção aqui nunca foi dar receitas mágicas para ganhar mais dinheiro, ser promovido e etc. O intuito aqui é fazer você ser mais produtivo e, porque não, ser mais educado. E é neste segundo item que este post vai lhe ajudar.

Vamos começar então pelo básico: correção ortográfica. As pessoas em geral negligenciam este recurso devido a pressa ou preguiça. Aproveitando que estamos falando de preguiça, acho muito difícil este blog ter leitores preguiçosos, mas caso existam, fica aqui uma dica:

Livre-se imediatamente da sua preguiça! Preguiça não leva a lugar nenhum. Quer dizer, pode te levar a dois lugares:

1. Fundo do poço
2. Andar pra trás

Tenho certeza que você não quer ir a nenhum dos dois certo?!

Voltando a correção ortográfica, esse recurso evita gafes e mal entendidos. Portanto, use-o!

Outra dica de ouro: reveja a ortografia e gramática do seu email antes do corretor ortográfico.

Depois, peça ao corretor ortográfico que reveja novamente e, por último, reveja o que o corretor ortográfico fez. Já ví emails bizarros de pessoas que deixaram todo o trabalho para o corretor ortográfico e se deram mal. Coisas do tipo: trocar Celso por Sexo. Dessa mesma forma, a falta de um corretor também gera gafes. Dentre as mais comuns está digitar peido ao invés de pedido. "Sr. Cliente X, segue seu peido de número 1234".

Não tem coisa mais ridícula que isso! Portanto, aprenda: a pressa é inimiga da perfeição. Não tenha preguiça! Lembre-se sempre do caso acima quando pensar em enviar um email rapidamente.

Uma coisa comum é não saber a ortografia de uma palavra que você deseja escrever, mas não é por causa disso que você vai escrever do jeito que acha que é e não do jeito que ela realmente é. Portanto, pesquise no Google a palavra e como se escreve e, claro, se a palavra escolhida realmente tem o significado procurado. Uma palavrinha pode causar um super problema de comunicação.

Outra dica importante: evite ao máximo usar letras MAIÚSCULAS. Isso é terrível, pois dá a sensação de que você está gritando. E não tem coisa mais mal educada do que gritar.

Não se esqueça também de cumprimentar o leitor do seu email. Pode ser um oi, olá, bom dia, boa tarde, boa noite, como vai, etc. Qualquer coisa desde que você o cumprimente.

Não deixe seus emails sem resposta. Responda todos os emails dentro de um prazo plausível. Eu ainda vou ensinar aqui no blog a ganhar produtividade otimizando sua caixa de entrada. Será um post para lhe mostrar como se ocupar com o que é realmente importante. E não estou falando somente de spams não. Existem emails que não são spams mas que nem merecem nossa atenção.

Evite também ser muito monossilábico nos emails. Email é uma ferramenta de comunicação, porém extremamente impessoal. Quem está lendo não sabe nada sobre você, sobre sua vida ou seus problemas. E nem deverá saber também. Por isso seja gentil, cordial, educado e, acima de tudo, profissional.

Evite usar o email como arma de defesa em todas as situações. Sabemos que existem profissionais dos quais temos que documentar até o motivo pelo qual pedimos papel higiênico a eles. Então, use o email como uma ferramenta de documentação somente quando necessário e quando a situação ou pessoa exigir. Fazer isso sempre só para título de documentação pode fazer com que as pessoas comecem a te classificar como spammer. Use o bom senso.

Outra coisa prá lá de irritante são os anexos gigantescos. Não mande emails com anexos maiores que 1mb. Se for algo extremamente urgente e você sabe que o destinatário está aguardando seu email ansiosamente, entre em contato por telefone e explique o problema. Ele poderá te pedir para mandar mesmo assim ou te dará outra sugestão.

E a ultima dica desse post é a mais importante também. Tenho certeza que muitos de vocês já fizeram isso: bater papo pelo email. Mesmo que o papo seja de cunho profissional, você está sendo improdutivo e perdendo seu tempo. Lembre-se: tempo é dinheiro. Nestas situações, é melhor pegar o telefone ou usar uma ferramenta de colaboração profissional como o Lync, Sametime e outros, para fechar o assunto. Pode até parecer mais rápido utilizar o email para este fim, mas acredite em mim, pois não é.

Espero que tenham gostado das dicas. Abro aqui uma discussão, pois gostaria de saber de vocês o erro ortográfico ou gramatical mais grotesco que você ja viu ou já cometeu. Vamos dar risada juntos para nunca mais repetirmos esses erros.

Até mais!