OUTLOOK: Dicas e Macetes Rápidos

Olá pessoal!

Os posts sobre perfumaria no Excel continuarão na semana que vem. Para fechar essa semana, segue aqui um post com algumas dicas e macetes rápidos para o Microsoft Outlook.

Faz um tempo que eu estava pensando em escrever um post sobre o Outlook. É a minha principal ferramenta de trabalho e, há alguns anos, ele se transformou na minha ferramenta predileta de produtividade. Isso mesmo! PRODUTIVIDADE! Não é apenas um gerenciador de emails. Sabendo usar seus recursos ele pode ajudar, e muito, a sua produtividade.

Vamos lá então!

A primeira coisa que vamos ver aqui é uma dica que eu uso no meu dia a dia e me ajuda a gerenciar minhas tarefas além de me tornar uma pessoa eficiente, já que dificilmente esqueço de fazer alguma coisa no meu trabalho. Mas isso só foi possível depois de adotar essa metodologia.

Antes, eu achava lindo ter agenda e deixar tudo anotadinho lá. Pra mim era chique, maravilhoso!! Sempre me imaginava atrás de uma mesa (super organizada e bonita) olhando minha agenda linda e pomposa. Nossa! Isso para mim era o máximo!! Eu queria passar essa impressão, pois era essa a impressão que eu tinha quando via pessoas controlando suas tarefas numa agenda. Mas, nem tudo que funciona para uma pessoa vai funcionar para outra. A vida me ensinou isso de várias formas e é preciso maturidade e autoconhecimento para saber seus pontos fracos e tentar melhorá-los. Eu sempre fui demasiadamente esquecida. Também já perdi as contas de quantos guarda-chuvas eu perdi.

Mas a verdade é que com o lance da agenda eu tentei. Nem sei dizer quanto de dinheiro eu gastei com agendas. Mas nunca funcionou para mim! Eu ficava muito frustrada porque começava o ano e eu colocava tudo na agenda. Durava duas semanas. Logo, a agenda virava um mero enfeite na mesa. Eu chegava no escritório, abria os emails, e acabava me envolvendo com outras coisas e nem lembrava de abrir a agenda.

Mas, tudo ficou maravilhoso depois que comecei a gerenciar tudo pelo Outlook. Você sabia que pode transformar um email numa tarefa? E sabia que você também pode transformar um email numa reunião??

Pois é, então vamos começar transformando um email em uma tarefa. Abra seu Outlook (o meu é o 2013):

Bom, estou na minha caixa de entrada.  Estão vendo na barra (no rodapé da tela) os itens Email, Calendário, Pessoas e Tarefas? Então, para transformar o email de assunto Tarefa 1 em um item do Calendário, simplesmente clique no email e arraste-o para a palavra Calendário. Quando você fizer isso, a seguinte tela será aberta:

Essa tela é a tela padrão de um compromisso. Compromisso, para o Outlook, é algo que você precisa executar. Terá inicio e fim determinado e, consequentemente, ocupará um espaço na sua agenda. Eu, particularmente, gosto de visualizar a agenda semanal no Outlook. Bom, voltando ao tema, defina um local para executar esse compromisso (no meu caso eu colocarei "Minha Mesa") e dia e hora de início e dia e hora de término. Após isso, clique em salva e fechar.

Esse item deverá ficar na sua agenda do Outlook:

Veja que aqui a visualização da minha agenda é mensal. Eu não gosto, então vou mudar para semanal. Se quiser mudar também, siga os passos a seguir. No menu, onde você vê Arquivo, Pagina Inicial, etc... Clique em Exibição >> Semana:

Pronto! Email transformado em tarefa / compromisso. E antes que você pergunte o que aconteceu com o email, já te aviso que ele continua na sua caixa de entrada. Fantástico não!?

Agora a segunda dica: Transformar um email em Reunião. Na minha lista de emails acima, tem um email com assunto Reunião1. Então, você verá no menu Página Inicial a opção Reunião. Veja na tela abaixo. A opção Reunião está realçada em azul clarinho:

Depois que você clicar em Reunião, a seguinte tela irá surgir:

Nossa Tati!! Mas essa tela é igualzinha a outra! Qual a diferença??

Bom, aqui temos uma diferença básica:

1. Compromisso: É algo que VOCÊ precisa fazer e não precisa de mais ninguém. É uma atividade sua. Só você está envolvido. Foi o que fizemos com o email de assunto Tarefa 1.
2. Reunião: É algo que você precisa fazer juntamente com mais pessoas. Não é uma atividade somente sua. Você e outras pessoas estão envolvidos. É o que estamos fazendo com o email de assunto Reunião 1.

Por isso, na tela da Reunião você vê 2 campos novos: De e Para. Mas o que são eles Tati?

Vou explicar:

De: Neste caso, você é o organizador da Reunião então é o seu email que será automaticamente preenchido neste campo.

Para: Aqui você deverá preencher todos os emails de pessoas que você quer convidar para a reunião.

Digite o local onde a reunião será feita para que todos saibam, assim como dia e hora de início, dia e hora de término.

É importantíssimo você detalhar o assunto que irá tratar na reunião para que as pessoas envolvidas saibam sobre o que se trata. Se você enviar em branco, as pessoas podem não aceitar o convite simplesmente porque não sabem o que será falado e, por isso, consideram que não é importante. Depois de tudo preenchido, a tela de Reunião deverá ficar assim:

Repare que você não tem o botão Salvar e Fechar. Aqui você deverá clicar em Enviar. Cada email que você colocou no campo PARA irá receber um convite da sua reunião. Mas, quando você clica em Enviar, um item foi automaticamente adicionado no seu calendário. Veja:

Legal né gente?! Espero que vocês tenham gostado dessa dica e possam utilizar no seu dia a dia para ganhar mais produtividade e eficiência.

Até o próximo post!