Olá pessoal! Vou
publicar uma série de posts falando
sobre alguns pontos que são considerados "perfumaria" mas que
fazem muita diferença na apresentação da planilha.
É importante que
você seja capaz de elaborar uma planilha que todos os seus colegas de trabalho entendam e achem amigável. Não tem coisa pior do que você receber uma planilha
complicada, que não é auto explicativa e, além de tudo, sem graça.
Os pontos que vou
passar nessa série de posts para vocês são:
- Formatação rápida (Merge Cells, Taxado, Moeda, Porcentagem e etc) - Já Falamos no post anterior. Acesse http://owsheet.blogspot.com.br/2014/09/excel-perfumaria-i-formatacao-rapida.html para relembrar.
- Como a escolha de fontes e cores podem transformar sua planilha num lixo ou numa jóia - Vamos falar agora!!
- Como o uso de um gráfico pode transformar sua planilha
- Uma imagem fala mais do que mil palavras
- Como não custa nada fazer um trabalho mais bonito e caprichado
Então
vamos falar sobre o item B acima: Como a escolha de fontes e cores podem
transformar sua planilha num lixo ou numa jóia.
Vamos
usar o mesmo exemplo da planilha do post anterior, sem formatação. Mas antes,
vocês lembram da planilha sem formatação?
Era assim:
Esse é o exemplo do LIXO! Nunca faça uma planilha assim, pelo amor de Deus!!
Nesse
artigo, vou ensiná-los a deixá-la assim:
Bom,
vamos começar centralizando o título.
Selecione B1 a G1 e clique em Mesclar e
Centralizar (se estiver com dúvidas, acesse o artigo anterior http://owsheet.blogspot.com.br/2014/09/excel-perfumaria-i-formatacao-rapida.html
Detalhe:
Tem que selecionar até o G1, pois vamos inserir uma coluna nova.
Coloque
o Título em Negrito, Itálico e escolha a fonte Times New Roman
tamanho 20.
Legal! Agora que o título já está centralizado, vamos adicionar a coluna nova.
Vá
em G3 e digite "%Utilizada". Ficará assim:
Agora,
como num toque de mágica, vamos formatar a planilha, colocar cor e dar vida a ela! Selecione B3 a G12. Sua seleção deverá ser assim:
A
parte mais escurecida acima é a sua seleção. Agora, vá em Home (ou Página
Inicial) e clique nesse botão:
Existem
vários estilos prontos, mas eu vou usar esse aqui:
Pronto!
Olha como fica:
Agora,
para incrementar e ficar mais funcional, vamos inserir alguns dados mais
abaixo, por exemplo, a partir de F14. A sua coluna F deverá ficar assim:
Resumindo: inclui informações como Receita Salário, Receita Vale, Total Receitas, Total
Despesas (Salário), Total Despesas (Vale), Total Despesas e Saldo. Agora vou
explicar cada uma dessas linhas:
Receita Salário (F14): Normalmente, quando se
é registrado, recebemos 2 pagamentos no mês. Aqui nós deveremos colocar a
receita líquida do pagamento feito no começo do mês.
Receita Vale (F15): Aqui devemos entrar com o
valor do vale, normalmente pago no dia 20. Mas no meu caso, estou considerando dia 15.
Total Receitas (F16): Nesta célula
colocaremos uma fórmula para somar as receitas de Salário e Vale. A fórmula
usada será SUM ou SOMA, depende da linguagem do seu Excel.
Total Despesas (Salário) (F17): Aqui nós
vamos somar todas as despesas que vencem entre o recebimento do salário e do
vale. Ou seja, tudo aquilo que será pago com o dinheiro do começo do mês.
Total Despesas (Vale) (F18): Aqui nós vamos
somar todas as despesas que vencem após o dia 20, dia do recebimento do Vale. No meu caso, dia 15.
Total Despesas (F19): Aqui vamos somar as
despesas de salário e vale.
Saldo (F20): Aqui faremos uma subtração entre
as células Total Receitas - Total Despesas.
Pronto,
após essa rápida explicação, vamos inserir os dados correspondentes na coluna
G. Sua coluna G ficará assim:
Acompanhando
o que escrevemos na coluna F, vamos ter a equivalência na coluna G. Veja
abaixo:
G14: R$ 2500,00. Este é o valor recebido no
começo do mês, denominado antes como Receita Salário. No meu caso fictício, meu
salário entrará dia 1.
G15: R$ 2000,00. Este é o valor recebido no
dia 15, denominado antes como Receita Vale.
G16: Aqui temos a fórmula =SUM(G14: G15). Ou
seja a soma das receitas. Se seu Excel estiver em português a formula será
=SOMA(G14: G15)
G17: Aqui é um pouquinho mais difícil. Repare
que na planilha existe uma coluna chamada Dia Vencimento. No meu caso, tudo que
vencer entre dia 1 e 14 será pago com Salário e tudo o que vencer entre dia 15
e 30 será pago com Vale. Veja a minha planilha:
Seguindo essa
lógica, devo colocar na G17 a seguinte fórmula: =E10+E9+E8+E6+E4. Ou seja, E4 é
o aluguel que vence dia 10. E assim por diante.
G18: Seguindo a lógica da linha de cima, devo
colocar na G18 a seguinte fórmula: =E12+E11+E7+E5. Repare que são os itens que
vencem entre dia 15 e 30.
G19: Nesta célula devemos colocar a soma das
despesas: =SUM(G17:G18)
G20: Na G20 colocaremos o saldo e, para
calcular o saldo, devemos subtrair as despesas das receitas. Então a fórmula
ficará assim: =G16-G19. Pronto! Agora vamos voltar para a perfumaria.
Para
que as linhas fiquem intercaladas com cinza e branco, faça assim: Selecione na
tabela maior uma célula em cinza. Pode ser a C8 (Seguro). Ai você clicará neste
botão aqui:
Esse
botão se chama "Pincel de Formatação". E o que ele faz? Bom ele copia
somente a formatação da célula selecionada. Eu disse somente formatação, ele
não copia os dados. Agora depois de ter pressionado esse botão, você seleciona
a célula F14. Isso irá copiar a formatação da célula. Faça a mesma coisa para
as células F16, F18 e F20.
Para
formatar as células G14 a G20, selecione a célula E5, pressione o botão Pincel
de Formatação e selecione a célula G14. Faça a mesma coisa para as Células G16,
G18 e G20. Sua tabela deverá ficar idêntica a minha, logo acima.
Agora,
com isso feito, vamos colocar uma mini barra de status. A ideia aqui é visualizar quanto da sua receita está sendo utilizada para pagar os vários tipos de gastos. Para isso é preciso dividir o valor
de cada gasto pelo valor total da receita.
Então,
na célula G4, devemos colocar a seguinte fórmula: =E4/$G$16.
Você
com certeza está se perguntando "Porque raios ela colocou o $ antes do G e
do 16???". Isso serve apenas se você tem a intenção de copiar esta fórmula
para outras células e deseja que todas as outras células fixem a G16. Se você
não fizer isso, o resultado sairá errado.
No
nosso caso, todos os valores na coluna E deverão ser sempre divididos pelo
total da receita, que está na G16. Por isso fixamos a G16.
Com
a fórmula pronta na G4, copie a célula G4, selecione G5 a G12, clique com o
botão direito do mouse e você verá a opção "Opções de Colagem".
Clique em Colar Especial. A seguinte tela será apresentada:
Selecione
Fórmulas e dê OK.
Pronto! A fórmula foi copiada para as células que você
selecionou sem "bagunçar" a formatação. Agora transforme os valores
de G4 a G12 em porcentagem e adicione as mini barras de status. Se você não se
lembra mais como faz isso, veja o artigo http://owsheet.blogspot.com.br/2014/08/excel-criando-mini-barras-de-status.html
Bom
gente, é isso! Ficou um pouquinho extenso, mas é porque não é fácil formatar
planilha. E olha que fizemos da forma mais simples: usando formatações prontas
do Excel.
Espero
que tenham gostado do artigo. Nos vemos no próximo!
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